Sua empresa está sendo bem sucedida no enfrentamento da crise do COVID-19?

Neste momento em que a pandemia de COVID-19 já se instaurou e seus impactos sobre a economia e os negócios estão mais evidentes, é fundamental que as empresas reavaliem suas estratégias para o enfrentamento da crise.

Com esse objetivo, entrevistamos Fabiano Monetti, parceiro da RGS Partners e especialista em reestruturação de empresas, melhoria de performance e gestão de crises.

A seguir, apresentamos uma síntese das respostas da entrevista

1) Quais os impactos negativos mais comuns da crise do COVID-19 sobre as empresas?

Nas Vendas:

• Clientes deixaram de adquirir produtos e serviços em razão de mudanças voluntárias ou involuntárias nos padrões e hábitos de consumo
• As compras foram redirecionadas para canais em que a empresa não atua
• Os clientes estão enfrentando retração ou paralisação nas suas operações
• Os clientes estão atrasando pagamentos de compras já efetuadas
• Ações de concorrentes se intensificaram, em resposta à necessidade de sobrevivência ou identificação de oportunidades

Nas Operações:

• Medidas governamentais restringiram as atividades (isolamento social)
• A cadeia de suprimentos sofreu interrupção ou a regularidade dos fornecimentos está comprometida
• Distribuição e entrega dos produtos estão comprometidas
• Os estoques estão altos em razão de dificuldade de escoamento
• Dificuldade de gerenciamento de funcionários e operação em razão do trabalho remoto

Nas Finanças:

• Aumento na aversão ao risco, por parte das instituições financeiras e de fornecedores está comprometendo o capital de giro e, portanto, a capacidade de a empresa financiar suas operações
• Retração nas vendas está comprometendo a geração de caixa
• Inadimplência e prazo estendido solicitado pelos clientes traz desafios financeiros e comerciais
• A combinação dos efeitos anteriores pode levar a empresa a uma crise de liquidez

2) Quais os erros mais comuns na gestão da crise do COVID-19

Responder rapidamente aos impactos negativos da crise é, sem dúvida, um elemento essencial para qualquer empresa neste momento. Rapidez e agilidade, no entanto, não significam falta de planejamento e coordenação. Pelo contrário, as respostas mais efetivas e com maiores chances de sucesso são as que se originam da análise cuidadosa do contexto e de seus possíveis de desdobramentos, bem como da capacidade de ação da empresa, de suas forças e fragilidades, e das ameaças e oportunidades que se apresentam. Sem esse cuidado, as respostas tendem a ser desorientadas, descoordenadas e perderem muito de sua efetividade.

Erros comuns observados nas respostas das empresas à crise:

• A empresa não está atuando de forma integrada nem coordenada nas respostas à crise
• Não há uma liderança claramente estabelecida para coordenar as ações
• O foco está exclusivamente voltado para o caixa e respostas efetivas às mudanças que podem comprometer o modelo atual do negócio não estão sendo avaliadas
• A narrativa construída e disseminada internamente é a de que basta que o isolamento acabe e as atividades voltem ao normal para que tudo volte ao normal
• A produtividade está comprometida porque não foram definidas políticas e procedimentos de trabalho remoto, os funcionários não foram devidamente capacitados para desempenhar suas funções nesse novo ambiente nem lhes foi oferecida a infraestrutura necessária de TI, segurança e comunicação

3) Como corrigir eventuais erros na gestão da crise e aumentar a efetividade das ações?

a) Diretrizes gerais de atuação:

• Desenvolva uma abordagem sistêmica e integrada de resposta à crise. Não atue apenas sobre uma dimensão do negócio, mesmo que seja a mais atingida no curto prazo. Lembre-se: a dor está no caixa, mas a solução não está ali. Você deve prestar muita atenção ao caixa e administrá-lo de perto, mas a resposta da empresa à crise não pode se basear exclusivamente nisso
• Baseie-se sempre na melhor informação disponível. Não deixe preferências políticas ou ideológicas contaminarem a qualidade das suas decisões, nem se deixe levar por “achismos” ou soluções instantâneas e milagrosas. Trabalhe e torça pelo melhor, mas considere também o pior cenário
• Esteja atento e procure ser criativo nas respostas às dificuldades enfrentadas e na busca por soluções. Não insista em crenças e percepções nas quais o negócio se baseava antes da pandemia e que, neste momento, não se aplicam mais. Não morra abraçado com suas “verdades”. Ao invés disso, questione-as. Talvez a saída esteja aí.
• Se já não tiver criado, considere seriamente a criação de um Comitê de Crise, composto por pessoas chave de cada área da empresa, com papéis e responsabilidades definidos e com autonomia de atuação para:
  • Acompanhar os desdobramentos da pandemia e da crise econômica, seus impactos nos negócios da empresa e as medidas adotadas pelas autoridades públicas

• • Garantir que a resposta à crise seja coerente e compatível com os objetivos, a missão, a visão e os valores da empresa

• • Monitorar continuamente os impactos sobretudo em relação a vendas, caixa, estoques, liquidez, endividamento e coordenar as ações para mitigá-los

• • Garantir a comunicação interna com os funcionários para fornecer-lhes orientações sobre como proceder e informá-los sobre as medidas tomadas pela empresa para enfrentar a crise

• • Garantir a interação permanente com fornecedores, clientes, comunidade, autoridades e demais partes interessadas, para coordenar as ações e buscar soluções conjuntas

• • Coordenar a reestruturação das operações para ajustá-las ao “novo normal”

• • Acelerar a implantação de inovações em produtos e processos que aumentem a capacidade de resposta da empresa no curto prazo e a tornem mais competitiva no pós-crise

• • Direcionar esforços para a análise de possíveis cenários estratégicos de médio prazo e a identificação de oportunidades geradas pelas mudanças no mercado e no ambiente de negócios

• • Elaborar um plano de retomada para o pós-crise, identificar oportunidades específicas de melhoria e como explorá-las

b) Gestão Financeira

• Acompanhe de perto a evolução e os desdobramentos da crise sobre a liquidez da empresa. Se ainda não há acompanhamento periódico da situação de caixa nem previsões de fluxo de caixa continuamente atualizadas, considere implementá-los com urgência

• Determine o nível de operações que o capital de giro pode financiar no momento e comunique claramente essa informação ao Comitê ou aos responsáveis pela gestão da crise

• Avalie a capacidade de cumprir obrigações contratuais com clientes e fornecedores e estabeleça planos de contingência, caso a caso, com papéis e responsabilidades definidos e acompanhamento dos resultados

• Se uma crise de liquidez for provável no curto prazo, estabeleça um Comitê de Caixa para otimizar os recursos disponíveis e implementar ações imediatas

• Otimize a utilização das linhas de crédito existentes e das garantias disponíveis e, se necessário, busque a abertura de novas linhas em outras instituições financeiras

• Nas negociações com credores, apresente as medidas que a empresa vem tomando e o seu planejamento para superar a crise. Procure demonstrar que as ações estão sendo empreendidas de forma coordenada e planejada

c) Gestão das Pessoas

• Mantenha os funcionários bem informados e orientados e ofereça-lhes o apoio necessário

• Defina políticas de trabalho remoto e gestão remota das equipes e garanta as condições de infraestrutura necessárias para o máximo possível de eficiência

• Treine os funcionários ainda não capacitados para desenvolver suas atividades em modo remoto ou outro, diferente daquele a que estejam habituados

• Mapeie as eventuais necessidades de remanejamento, redução ou aumento de funcionários para atender a mudanças nas condições de mercado e das operações

• Monitore a situação de saúde e de desempenho dos funcionários para oferecer-lhes o apoio necessário

d) Gestão de Clientes

• Interaja permanentemente com clientes para entender como a crise do COVID-19 os está afetando

• Monitore alterações no comportamento, hábitos e padrões de consumo dos clientes e adapte tanto quanto possível sua proposta de valor e seu modelo de negócio

e) Gestão das Operações e da Cadeia de Suprimentos

• Identifique as fontes de suprimentos impactadas pela crise e a extensão do impacto em cada uma delas

• Elabore um plano para mitigar os efeitos imediatos negativos sobre as fontes impactadas

• Desenvolva planos de fontes alternativas de suprimentos para fornecimentos críticos

• Coordene as ações ativamente com fornecedores e parceiros para compartilhar informações e desenvolver soluções em conjunto

• Desenvolva planos de contingência para eventuais interrupções de fornecimento

• Implemente um processo ágil de monitoramento dos estoques

• Reduza despesas e custos não essenciais, em maior ou menor escala, dependendo do impacto sofrido pela empresa

• Minimize investimentos e mantenha apenas os que forem capazes de aumentar a capacidade de resposta da empresa à crise no curtíssimo prazo

• Considere estabelecer uma equipe multifuncional, envolvendo vendas, logística, suprimentos, produção e finanças, para otimizar o alinhamento entre vendas, suprimentos e operações (S&Op).